Uusi rooli esihenkilönä vaihtui uudeksi rooliksi etäesihenkilönä – kuinka johtaa järjestöä ja tiimiä poikkeusoloissa?
”Mitä nyt yhdessä keväässä voisi tapahtua!”
Olen viime viikkoina monesti hieman naureskellen palannut tähän muistoon syksyltä, kun varmistui, että toimin toiminnanjohtajamme Saara Paavolan sijaisena tämän kevätkauden. Sain loistavat materiaalit, ohjauksen sekä kannustuksen työn menestyksekkääseen hoitamiseen ja kevät oli jo järjestömme toiminnan puolesta etukäteen hyvin suunniteltu. Odotin innokkaana uusia oppeja ja suunnitelman toteuttamista tiimin kanssa. Oppeja tuli, vähän enemmän kuin olin ajatellut ja täysin erilaisissa olosuhteissa kuin mihin olin orientoitunut.
Alku lähti odotetusti liikkeelle tammikuussa. Uusi rooli sekä työtehtävät vaativat hieman totuttelua – enhän ole aiemmin toiminut esihenkilöroolissa ja nyt vielä oma roolini omassa tiimissä tulisi olemaan erilainen. Pieni neljän hengen tiimimme oli myös nyt supistunut kolmeen. Työnteko, toimintatavat ja ryhmädynamiikka hioutui vielä alkuvaiheessa vähän enemmän meidän kevättiimin näköiseksi. Opin myös ensimmäisinä viikkoina, välillä sen kuuluisan kantapään kautta, huomioimaan huolellisesti erilaiset tavat sekä tyylit toimia ja vuorovaikuttaa. Ensimmäinen oppituntini olikin, että resursoi tarpeeksi aikaa kuunnella, kysyä, olla läsnä ja tarjota apua.
”Ensimmäinen oppituntini oli, että resursoi tarpeeksi aikaa kuunnella, kysyä, olla läsnä ja tarjota apua.”
Sitten alkoivat uutisoinnit koronaviruksesta. Päätimme jäädä ensimmäisten joukossa etätöihin maaliskuun puolessa välissä. 18. päivä alkaen mukana kotona oli myös 3-vuotias lapsemme. Ensimmäinen viikko oli aivan tolkutonta hässäkkää enkä kyennyt muuhun kuin luovimaan päiviä niin, että sain tilaisuudet peruttua tai siirrettyä sekä pitämään lapsen edes jokseenkin tyytyväisenä.
Tiimimme toiminta oli jäänyt taka-alalle ja havahduin tilanteeseen lauantaisaunassa. Löylyjen jälkeen aloin kynä sauhuten rustata toimintasuunnitelmaa korjausliikkeen tekemiseksi seuraavalle viikolle. Otimme tiiminä pitkän fiiliskeskustelun, jossa kävimme läpi uuden kriisitilanteen alun tuomat tuntemukset: Miten kaikki oli vaikuttanut itseen, työhön, vapaa-aikaan sekä mitä toiveita kullakin on tiimityöskentelylle etätilanteessa. Tämän pohjalta loimme yhteiset uudet toimintatavat, joissa keskiöissä oli jaksaminen, erilaiset kotitilanteet sekä tiimin yhteisöllisyydestä huolehtiminen. Kevään toisen arvokkaan oppitunnin teemana oli siis tiimin yhteisen päätöksenteon mahdollistaminen, erityisesti kriisitilanteessa ja mieluiten jo heti ensi tilassa.
”Kevään toisen arvokkaan oppitunnin teemana oli siis tiimin yhteisen päätöksenteon mahdollistaminen, erityisesti kriisitilanteessa ja mieluiten jo heti ensi tilassa.”
Nyt alkaa olla kaksi kuukautta etätyötä ja etäesihenkilöroolia takana ja uskallan jo vähän hymyillä. Upea tiimimme on saanut työt etätoimistoilla loistavasti haltuun, työn ja vapaa-ajan raja on löytynyt hienosti yhteisesti sopimillamme keinoilla, ja tiimimme mahtava fiilis on pirskahdellut Teamsinkin välityksellä.
Tärkeässä roolissa onnistumisen taustalla on ollut epävirallisen vuorovaikutuksen turvaaminen sekä mahdollisuus ideoiden ja ajatusten brainstormaukseen yhdessä. Kolmannen oppitunnin aiheena on ollut etäjohtaminen. Tehtävälistojen tai työajanseurannan sijaan tärkeintä on huolehtia, että yhteistä etäaikaa on riittävästi muuhunkin kuin viikoittaisten työasioiden hoitoon. Mitään uutta tai luovaa ei synny, etänäkään, ilman aikaa vapaalle keskustelulle ja ajatusten sparraukselle.
”Tehtävälistojen tai työajanseurannan sijaan tärkeintä on huolehtia, että yhteistä etäaikaa on riittävästi muuhunkin kuin viikoittaisten työasioiden hoitoon.”
Yhtenä keväänä todella ehtii tapahtua, eikä parhaimmillakaan suunnitelmilla pysty varautumaan kaikkeen. Olen kuitenkin kiitollinen saamistani oppitunneista ja iloinen, kuinka hyvin tiimimme taklasi yllättäen tulleen kriisitilanteen. Tulevaisuudesta ei kukaan tiedä mitään ja suunnitelmien tekeminen syksylle on haastavaa. Muistetaan kuitenkin huolehtia ihmisistä ja vuorovaikutuksesta, etäyhteyksienkin päästä.