Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Specia – Asiantuntijat ja esihenkilöt ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun specia.fi yhteydessä.

 

JÄSENREKISTERIN YLLÄPITO

Specia – Asiantuntijat ja esihenkilöt ry  on Akavan Erityisalat AE ry:n (jäljempänä AE) jäsenyhdistys ja tätä kautta syntyy yhteisrekisterinpitosuhde. Osapuolet ovat solmineet keskenään Tietosuoja-asetuksen edellyttämän yhteisrekisterinpitäjäsopimuksen. AE huolehtii
osana yhteisrekisterinpitoa jäsenrekisterijärjestelmän ylläpidosta ja Specialla on pääsy Akavan Erityisalojen ylläpitämään jäsenrekisteriin oman jäsenistön osalta ja tietoja käsitellään Specian:n toimesta selosteen mukaisesti.

Akavan Erityisalat AE ry:n (y-tunnus 0281358–2), joka on Specian kattojärjestö, henkilötietojen käsittelystä voit lukea lisää täältä.

MUUT REKISTERIT

Specia – Asiantuntijat ja esihenkilöt ry (0932169–5) ylläpitää ja käsittelee omien tapahtumiensa osallistujatietoja sekä jäsenetuihin liittyviä hakemustietoja. Lisäksi Specia kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja työhakemuksen ja rekrytointiprosessin yhteydessä. 

Tietosuojaseloste työnhakijoille

VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Specia – Asiantuntijat ja esihenkilöt ry:ssä toiminnanjohtaja Saara Paavola saara.paavola@specia.fi, 0503297524, Snellmaninkatu 19–21 F 13, 00170 Helsinki.

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN JA KÄSITTELY

Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka olet antanut meille, kun ilmoittaudut mukaan tapahtumaamme, haet koulutustukeamme tai osallistut rekrytointiprosessiin.

Toimimme henkilötietojen käsittelijänä Akavan Erityisalojen ylläpitämässä jäsenrekisterissä. Käsittelemme jäsentietoja, kun lähetämme uutiskirjeen (nimi, sähköpostiosoite, asiointikieli), tiedotamme tapahtumista (nimi, sähköpostiosoite, asuinkunta) tai teemme muuta jäsentiedotusta (nimi, sähköpostiosoite, asuinkunta).

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, asuinkunta)
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, markkinointiluvat ja -kiellot, työttömyyskassan jäsenyys
• työnantajatiedot ja työnantajasektori (yksityinen, kunta, valtio, ammatinharjoittaja)
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• luottamustehtävät Specia ry:ssä
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella

Tarvittaessa tallennamme tapahtumiin liittyen tiedon osallistumisvalinnasta ja erityisruokavaliosta. Koulutustukeemme liittyen tallennamme koulutusohjelman, jäsenlajin, haettavan apurahan/tuen tarkoituksen ja haettavan summa. Palkkaneuvontaa antaessamme tallennamme nimen ja sähköpostiosoitteen.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tapahtuman tai jäsenedun toteuttamiseksi. Lisäksi käsittelemme tietoja jäsenten edunvalvonnan tueksi tai toimintamme kehittämistä varten (anonyymi tilastointi, seuranta ja raportointi). Henkilötietoja voidaan käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esim. kirjanpito ja verotus. Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme palveluitamme. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen kohta 10).

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Luovutamme henkilötietoja ulkopuolisille ainoastaan tapahtuman tai jäsenedun toteuttamisen niin vaatiessa. Esimerkiksi tietoja voidaan luovuttaa postituspalvelua varten (kuten kalenteripostitus) ja yhteistyössä toteutettavissa tapahtumissa tiedonkulun sujumiseksi (osallistujien nimitiedot ja nimilistat TJS Opintokeskuksen tukihakemusta varten). Luovutamme tietoja myös suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten. Huolehdimme aina henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE

Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Käyttämiemme tietojärjestelmien palvelimet sijaisevat EU:n alueella.

EVÄSTEET

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla specia.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Tarpeettomat tiedot hävitetään tietoturvallisuus huomioiden.

SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Voit käyttää oikeuttasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen saara.paavola@specia.fi

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme specia.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen saara.paavola@specia.fi