Etäkokoustaminen on yleistynyt viime vuosina merkittävästi – mikä on tietenkin pelkästään hyvä asia, sillä etäkokoustaminen on merkittävä ilmastoteko. Etenkin, jos kokouksen osallistujat joutuisivat muuten matkaamaan pitkiä matkoja kokouspaikalle. Lisäksi etäkokoustamisesta syntyy tietysti myös selviä säästöjä, kun ei tarvitse joka kerralle varata pöydät notkuvia kokoustarjoiluja. 

Olemme Specialla järjestäneet useita kokouksia etänä ja kerryttäneet paljon osaamista siinä, mitkä käytännöt etäkokouksissa toimivat ja mitkä eivät. Tästä saat siis 5 + 1 vinkkiä siihen, miten toteutat onnistuneen etäkokouksen!

1. Sopikaa yhteiset etäkokouskäytännöt

Etäkokouksissa tärkeää on huolehtia, että kaikilla on sama käsitys siitä, miten etäkokouksissa toimitaan esimerkiksi puheenvuoroa pyydettäessä. On syytä kiinnittää huomio myös siihen, että kaikki osaavat käyttää yhteistä etäkokousalustaa. Jos joku on kokemattomampi tämän suhteen, voi hänen kanssaan harjoitella kokousalustan käyttöä ennen varsinaisen kokouksen alkua.

2. Valmistele kokous hyvin

Kaikki lähtee siitä, että kokous on valmisteltu hyvin. Tarkista siis, että kutsu etäkokoukseen on lähtenyt kaikille osallistujille ajoissa ja kokouksen alkamisajankohta on kaikille selvä. Varmista, että kokouksessa yksi henkilö toimii puheenjohtajana, joka myös huolehtii puheenvuorojen jakamisesta ja seuraa esimerkiksi etäkokousalustalla olevaa keskusteluboksia.

Yksi hyvä vinkki sujuvoittamaan jo ihan tavallisiakin kokouksia on lähettää kokoukseen osallistujille ennakkoon pohdittavia aiheita, jolloin asioiden käsittely käy itse kokouksessa sutjakkaasti.

3. Jaa materiaalit kaikille ennen kokousta ja sen jälkeen

Toistuville kokouksille voi olla hyvä idea tehdä tiedostojen jakoa varten oma kansio, johon kaikilla osallistujilla on pääsy. Tähän kansioon voitte tallentaa kokouspöytäkirjat ja muun kokouksissa käsiteltävän materiaalin, sekä esimerkiksi ohjeet etäkokousalustanne käyttöön ja yhteisiin pelisääntöihin. Tällöin kokousasiakirjoja ei myöskään tarvitse lähettää etukäteen sähköpostitse, kunhan kyseisen kansion olemassaolosta muistutetaan tasaisin väliajoin.

4. Kaikkien ei tarvitse olla läsnä tavallisissa kokouksissa

Vaikka kokous pidettäisiin muuten livekokouksena, voi osa osallistujista olla etäyhteyden päässä. Tällöin täytyy erityisesti huomioida se, että etäyhteydellä osallistuvat saavat samalla tavalla puheenvuoroja, kuin paikan päällä olevat. Etuna kuitenkin on, että kauempaa tulevien ei tarvitse matkustaa pitkiä matkoja yhden kokouksen takia paikan päälle ja luonto kiittää! Tällöin myös pidempää tulevien on helpompi yhdistellä työtä ja vapaa-aikaa.

5. Panosta hyvään kokousvälineistöön

Mikään ei ole inhottavampaa kuin se, että osallistujien ääni särisee ja kuva pätkii. Aina verkkoyhteyteen ei pääse itse vaikuttamaan, mutta etäkokousalustoissakin on paljon eroja siinä, kuinka paljon resursseja ne vaativat käytettävältä koneelta. Käyttäkää siis hetki aikaa hyvän ja teidän tarpeisiin sopivan kokousalustan löytämiseen.

Kannattaa myös huolehtia siitä, että työpaikalla tai järjestössä kaikilla on tarkoituksessa hyvin palveleva tietokone tai vaihtoehtoisesti älypuhelin tai tabletti.

+1 Älä pidä ihan kaikkia kokouksia etänä

Vaikka etäkokoukset säästävät matkustamisesta aiheutuvissa päästöissä, on ihmisten välisen vuorovaikutuksen ja tiimihengen ylläpitämiseksi tärkeää tavata välillä myös kasvokkain. Jotkut asiat ovat myös sujuvammin sovittavissa kasvotusten ja lisäksi tapaaminen mahdollistaa eri tavalla osallistavuuden lisäämisen kokouksiin esimerkiksi pienryhmätyöskentelyn muodossa.

Alli Alho Viestintäasiantuntija