Työelämävalmentaja ja Montevista Oy:n perustaja Riikka Pajunen antaa meille vinkkejä palautteen antoon. Poimi tästä vinkit oman työpaikkasi arkeen. Onnellinen työelämä rakennetaan yhdessä!

Miksi palautetta kannattaa ylipäätään antaa?

– Palaute ohjaa toimintaa ja auttaa kehittymään oikeaan suuntaan. Esimiehen positiivinen palaute sopivassa kohtaa motivoi ja auttaa työntekijää ohjaamaan toimintaansa entistä enemmän toivottuun suuntaan, Riikka Pajunen listaa.

Riikalla on pitkäaikainen kokemus erilaisten työyhteisöjen ja organisaatioiden valmentamisesta. – Esimiehet eivät aina ymmärrä kuinka valtavan voimakas työkalu heillä onkaan käsisään, kun puhutaan palautteen antamisesta. Positiivinen palaute kohottaa työntekijän ammattiylpeyttä ja itsetuntoa sekä laskee stressitasoja. Aitoa kiitosta ei tule koskaan liikaa!

Hampurilaismalli romukoppaan!

Riikan kanssa keskustellessa nousee esille termit kehittävä ja korjaava palaute.

– Vaikka palautteenanto on koko työyhteisön tehtävä, on esimiehen palaute ensiarvoisen tärkeää. Esimiehen tehtävä on myös puuttua korjaavalla tai kehittävällä palautteella silloin, kun tilanne sitä vaatii. Palautteen antamisesta monelle tulee ensimmäisenä mieleen hampurilaismalli. Riikan mielestä siitä voitaisiin jo luopua.

– Käytän itse palautteen antamisessa 3:1 tekniikkaa. Kun positiivista palautetta ja kannustusta on arjessa vähintään kolme kertaa enemmän kuin korjaavaa palautetta, niin korjaavan palautteen voi antaa milloin vain! Kun positiivisella palautteella on luotu luottamus ja hyvä ilmapiiri, niin korjaavaa palautetta on helppo kuunnella ja ottaa vastaan. Palautteen antamisesta löytyy positiivisessa psykologiassa myös kaksi seuraavaa tasoa:

– Jos positiivista palautetta on arjessa 5:1, niin kehittyminen on vielä nopeampaa ja tehokkaampaa. Mitä enemmän on kehua, sitä paremmin kritiikkikin toimii. Jos positiivisen ja korjaavan palautteen suhde on 7:1, niin ihminen kukoistaa ja täysi potentiaali on käytössä.

Viisi askelta korjaavaan palautteeseen

Korjaavan palautteen antamista voit harjoitella seuraavan viiden askelman avulla.

– Luo ensin yhteys henkilöön, jolle olet antamassa palautetta. Kysy onko sinulla sopiva hetki? Esitä sen jälkeen toive: Minulla olisi toive, että kaikki olisivat ajoissa palavereissa. Kerro tämän jälkeen hyödyt: Tästä olisi hyötyä, sillä säästäisimme meidän työaikaa.

Neljäs askelma on uskoa onnistumiseen: Uskon, että tämä on sinullekin tärkeä asia ja tiedän, että sinä otat tämän helposti haltuun. Lopuksi muita kiittää: Kiitos, että sinulla oli aikaa ja saimme käytyä tämän läpi. Jäikö sinulla vielä jotain, mistä haluat puhua?

Palautteen anto tapahtuu näin ystävällisesti ja hyvässä hengessä. Ydinviesti, eli toive siitä, että henkilö toimii toisella tavalla, menee myös helposti perille. Muista valmistautua korjaavan palautteen antamiseen etukäteen.

– Mieti miten viet keskustelun läpi ja valitse sille sopiva hetki, Riikka kehottaa.

Vaikka palaute suositellaan antamaan mahdollisimman pian, älä kuitenkaan mene oman tunnetilan vallassa. Ennen palautteen antamista, pyydä aina henkilöä arvioimaan itse toimintaansa.

– Usein henkilö on jo itse huomannut tapahtuneen, eikä korjaavaa palautetta tarvitse edes antaa. Anna palautetta ensin itsellesi

Palautteen antamista on helppo treenata antamalla sitä ensin itselleen.

– Esimiehenä tärkeä palautteenantotaito on antaa palautetta itselleen. Nimenomaan positiivista palautetta, sillä itse kritiikin me kyllä jokainen osaamme.

Palautteen vastaanottamista voi myös opetella. Oli palaute sitten positiivista tai korjaavaa, sen vastaanottaminen on aina yhtä vaikeaa. Riikka antaa vinkin:

– Kun saat positiivista palautetta, kiitä ja kysy lisää! Missä onnistuin erityisesti?

Myös korjaavan palautteen kohdalla lisäkysymykset auttavat ymmärtämään tapahtunutta.

– Kriittisen palautteen kohdalla ohjenuorani on: suostu kuulemaan se! Hengitä pari kertaa ja tee tietoinen päätös, että minä kuuntelen ja annan tilaa kertoa. Usein tulee myös tarve selitellä tapahtunutta. Kysy mieluummin lisää!
Kun olet kysellyt ja ymmärtänyt mistä on kyse, voit pohtia oliko palaute aiheellinen. Jos huomaat, että virhe on sattunut, myönnä se: – Kolme maagista sanaa: ”olet täysin oikeassa” toimii tässä hyvin! Myönnät tapahtuneen ja otat palautteen vastaan sellaisena kuin se on. Ratkaisuehdotuksia on tässä hengessä hyvä pohtia yhdessä palautteen antajan kanssa.

Entä jos työpaikalta löytyy myrkynkylväjä?

Ihmiset voivat välillä pahoin itsensä kanssa ja huono olo voi ilmetä ns. myrkyn kylvämisenä työpaikalla. Työkaverit voivat yrittää auttaa näkemään positiivisempia asioita.

– Yksi hyvä kysymys on ”mitä hyvää sinulle kuuluu tänään?” Ala siis itse toimimaan toisin ja yritä kääntää työkaverinkin ajatuksia positiivisemmiksi. Pikku hiljaa tilanne saattaa alkaa muuttumaan. Ihminen saattaa olla jumissa omassa myrkyn kehässään, eikä muista enää, että on muitakin näkökulmia olemassa. Jos tilanne on todella tulehtunut, niin esimiehen on toki puututtava tilanteeseen.

Lopuksi Riikka kehottaa meitä etsimään enemmän hyvää.

– Kun huomiosi kiinnittyy esimiehenä siihen mitä tiimisi tekee hyvin, niin tulet saamaan sitä enemmän. Se mihin keskittyy, se vahvistuu!


Viisi vinkkiä palautteen antamiseen

1

Luo luottamusta. Luottamus on palautteenannon kivijalka, sillä silloin esimiestä kuunnellaan.

2

Anna arjessa enemmän palautetta.

3

Anna palautetta itsellesi. Treenaa palautteenantotaitoja itseesi.

4

Katso aina tulevaan. Miten tästä eteenpäin toiveiden tai tavoitteiden muodossa. Ei jäädä märehtimään miksi näin tapahtui.

5

Ihminen tarvitsee nähdyksi ja kuulluksi tulemista. Ihminen tarvitsee huomiota ja ole ihminen ihmiselle. Ole inhimillinen ja lämmin, olemme kaikki samalla puolella.


Riikka Pajunen, Happy at work -valmentaja, KM, toimitusjohtaja, Montevista Oy

”Onnellinen työelämä rakennetaan yhdessä.”

Riikan intohimona on auttaa jokaista löytämään oma unelmatyönsä tai tekemään työstään sellaisen. Kivijalkana on hyvä myönteinen vuorovaikutus itsensä ja muiden kanssa.

Vuodesta 2010 Riikka on luotsannut Montevistaa ja sen Happy at work -valmentajatiimiä. Montevistan asiakkaana esimiehet ja asiantuntijat saavat konkreettisia ratkaisukeskeisiä työkaluja ja uutta energiaa oman työelämänsä johtamiseen.

Lue lisää: www.montevista.fi ja liity Montevistan innostavaan FB-yhteisöön: facebook.com/montevistavalmennus